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综合辅导:建设工程监理文件档案资料管理

来源:网友上传  2012-4-25 22:48:54   【一起学:终身教育引导者

  建设工程监理文件档案资料管理主要内容是:监理文件档案资料收、发文与登记;监理文件档案资料传阅;监理文件档案资料分类存放;监理文件档案资料归档、借阅、更改与作废。
  (一)监理文件和档案收文与登记
  所有收文应在收文登记表上进行登记(按监理信息分类别进行登记)。应记录文件名称、文件摘要信息、文件的发放单位(部门)、文件编号以及收文日期,必要时应注明接收文件的具体时间,最后由项目监理部负责收文人员签字。
  (二)监理文件档案资料传阅与登记
  由建设工程项目监理部总监理工程师或其授权的监理工程师确定文件、记录是否需传阅,如需传阅应确定传阅人员名单和范围,并注明在文件传阅纸上,随同文件和记录进行传阅。每位传阅人员阅后应在文件传阅纸上签字,并注明日期。文件和记录传阅期限不应超过该文件的处理期限。传阅完毕后,文件原件应交还信息管理人员归档。
  (三)监理文件资料发文与登记
  发文由总监理工程师或其授权的监理工程师签名,并加盖项目监理部图章,对盖章工作应进行专项登记。
  所有发文按监理信息资料分类和编码要求进行分类编码,并在发文登记表上登记。收件人收到文件后应签名。
  发文应留有底稿,并附一份文件传阅纸,信息管理人员根据文件签发人指示确定文件责任人和相关传阅人员。文件传阅过程中,每位传阅人阅后应签名并注明日期。发文的传阅期限不应超过其处理期限。重要文件的发文内容应在监理日记中予以记录。
  项目监理部的信息管理人员应及时将发文原件归入相应的资料柜(夹)中,并在目录清单中予以记录。
  (四)监理文件档案资料分类存放
  监理文件档案经收/发文、登记和传阅工作程序后,必须使用科学的分类方法进行存放,这样既可满足项目实施过程查阅、求证的需要,又方便项目竣工后文件和档案的归档和移交。项目监理部应备有存放监理信息的专用资料柜和用于监理信息分类归档存放的专用资料夹。在大中型项目中应采用计算机对监理信息进行辅助管理。
  信息管理人员则应根据项目规模规划各资料柜和资料夹内容。

  文件档案资料应保持清晰,不得随意涂改记录,保存过程中应保持记录介质的清洁和不破损。
  项目建设工程中文件和档案的具体分类原则应根据工程特点制定,监理单位的技术管理部门可以明确本单位文件档案资料管理的框架性原则,以便统一管理并体现出企业的特色。
  (五)监理文件档案资料归档
  监理文件档案资料归档内容、组卷方法以及监理档案的验收、移交和管理工作,应根据现行《建设工程监理规范》及《建设工程文件归档整理规范》并参考工程项目所在地区建设工程行政主管部门、建设监理行业主管部门、地方城市建设档案管理部门的规定执行。
  对一些需连续产生的监理信息,在归档过程中应对该类信息建立相关的统计汇总表格以便进行核查和统计,并及时发现错漏之处,从而保证该类监理信息的完整性。
  监理文件档案资料的归档保存中应严格按照保存原件为主、复印件为辅和按照一定顺序归档的原则。
  如采用计算机对监理信息进行辅助管理时,当相关的文件和记录经相关责任人员签字确定、正式生效并已存入项目部相关资料夹中时,计算机管理人员应将储存在计算机中的相关文件和记录改变其文件属性为“只读”,并将保存的目录记录在书面文件上以便于进行查阅。在项目文件档案资料归档前不得将计算机中保存的有效文件和记录删除。

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